Kaum ein Thema ist im Praxisalltag so unübersichtlich wie die Frage, was digitale Werkzeuge kosten. Der Grund ist einfach: Die meisten Anbieter veröffentlichen keine Preise. Wer wissen will, was er zahlt, muss ein Beratungsgespräch führen, und danach vergleicht er ein Angebot mit einem Gefühl.
Dieser Beitrag versucht, Ordnung hineinzubringen. Vorweg zwei ehrliche Einschränkungen: Preise ändern sich, und ein Teil der hier genannten Zahlen stammt nicht vom Anbieter selbst, sondern aus Vergleichsportalen. Wo das so ist, steht es dabei. Verlassen Sie sich am Ende auf Ihr eigenes Angebot, nicht auf diesen Text.
Die Spannweite im Markt
Stand August 2026. Eigene Listenpreise veröffentlichen nur wenige Anbieter, die höheren Werte stammen aus Vergleichsportalen und sind nicht vom Anbieter bestätigt.
Zwischen dem günstigsten und dem teuersten Weg liegt der Faktor zwanzig und mehr. Das liegt nicht daran, dass die teuren Lösungen zwanzigmal so viel können, sondern daran, dass sie nach einer anderen Logik abrechnen.
Der eTerminservice der KBV
Der unbekannteste und günstigste Weg. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung betreibt einen eigenen Terminservice, über den Praxen Termine anbieten können. Für Praxen entstehen dabei keine Lizenzkosten.
Der Virchowbund, der Verband der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte, hat verschiedene Anbieter verglichen und den eTerminservice mit der Note 1,2 als Testsieger bewertet, unter anderem weil Patienten kein Konto anlegen müssen.
Die Einschränkung ist deutlich: Er richtet sich an gesetzlich Versicherte. Für eine Praxis mit hohem Privatanteil oder für Selbstzahlerleistungen ist er allein nicht ausreichend. Als Grundversorgung und als Ergänzung ist er trotzdem der erste Weg, den man geprüft haben sollte, bevor man Geld ausgibt.
Die großen Plattformen
Doctolib, Jameda und vergleichbare Anbieter arbeiten mit einem anderen Modell. Sie bringen eine eigene Reichweite mit, also Patienten, die auf der Plattform suchen. Dafür zahlen Sie eine monatliche Gebühr, in der Regel je Behandler.
Doctolib veröffentlicht keine Preise auf der eigenen Website, sondern verweist auf ein Beratungsgespräch. Vergleichsportale nennen für 2026 eine Spanne von etwa 139 bis knapp 500 Euro im Monat je Behandler, je nach Paket. Bei einer Gemeinschaftspraxis mit mehreren Behandlern summiert sich das schnell auf vierstellige Monatsbeträge. Diese Zahlen sind nicht vom Anbieter bestätigt, decken sich aber über mehrere Quellen hinweg.
Der Virchowbund weist bei Doctolib zusätzlich auf die Kontopflicht für Patienten und auf den Umfang der Datenverarbeitung hin. Das ist kein Detail, sondern für eine Arztpraxis eine Abwägung, die Sie bewusst treffen sollten.
Die kleineren Anbieter
Zwischen kostenlos und teuer liegt eine Gruppe von Anbietern, die sich in die eigene Praxis-Website einbinden lassen und keine eigene Suchplattform betreiben. Dazu zählen unter anderem Dr. Flex, samedi und Doctena.
Dr. Flex nennt auf der eigenen Website ein Einstiegspaket ab 39 Euro und ein umfangreicheres Paket ab 99 Euro im Monat, jeweils monatlich kündbar. Samedi ist laut Virchowbund quartalsweise kündbar und bietet ebenfalls eine Einbindung in die eigene Homepage.
Der wichtige Unterschied zu den großen Plattformen: Diese Anbieter bringen keine fremden Patienten mit. Sie sind Werkzeug, nicht Marktplatz. Wenn Ihr Ziel Entlastung ist und nicht Neukundengewinnung, ist das genau richtig und deutlich günstiger.
Was zusätzlich Geld kostet
Der Monatspreis ist selten der ganze Preis. Diese Posten tauchen regelmäßig erst später auf:
| Posten | Wann er anfällt | Größenordnung |
|---|---|---|
| Einrichtung und Schnittstelle | Einmalig zu Beginn | Je nach Anbieter von kostenlos bis dreistellig |
| Zusatzmodule | Anamnese, Erinnerungen, Telefonassistenz | Meist je Modul und Monat |
| Weiterer Behandler | Bei Anstellung oder Vertretung | Häufig der volle Grundpreis noch einmal |
| Zweiter Standort | Bei Filialpraxen | In der Regel wie eine eigene Praxis |
| Vermittlungsgebühr | Bei manchen Einstiegspaketen je Termin | Klein pro Fall, in Summe spürbar |
| Ausstieg | Beim Wechsel | Kein Preis, aber Verlust von Profil und Vorlagen |
Die vorletzte Zeile ist ein Klassiker. Ein günstiges Einstiegspaket mit Gebühr je vermitteltem Termin kann bei hoher Nutzung teurer werden als das Paket ohne Vermittlungsgebühr. Rechnen Sie das mit Ihrer realistischen Terminzahl durch, bevor Sie unterschreiben.
Die KI-Telefonassistenz
Seit kurzem drängt eine neue Kategorie in den Markt: Assistenten, die Anrufe annehmen, Termine aufnehmen und Rezeptwünsche entgegennehmen. Doctolib, Dr. Flex und mehrere kleinere Anbieter haben solche Produkte im Programm.
Die Idee ist naheliegend, weil sie am größten Engpass ansetzt. Drei Punkte sollten Sie trotzdem vorher klären:
- Preis je Minute oder je Monat? Bei minutenbasierten Modellen kann eine Grippewelle die Rechnung verdoppeln.
- Was passiert bei Unklarheit? Es muss einen sauberen Übergang an einen Menschen geben, gerade bei akuten Beschwerden.
- Wo wird das Gespräch verarbeitet? Ein Anruf in einer Arztpraxis ist ein Gesundheitsdatum, sobald der Anlass genannt wird. Sprachverarbeitung außerhalb der EU ist an dieser Stelle heikel.
Und die ehrliche Vorfrage: Ein Assistent, der Anrufe annimmt, ist teurer als ein Formular, das den Anruf verhindert. Prüfen Sie zuerst, welcher Anteil Ihrer Anrufe reine Termin- und Rezeptsache ist. Was schriftlich hereinkommen kann, muss niemand abnehmen, weder Mensch noch Maschine.
Zwei Kostenmodelle im Vergleich
Monatliche Miete
- Kalkulierbar pro Monat
- Läuft weiter, solange die Praxis besteht
- Preis meist je Behandler, nicht je Praxis
- Bei Wechsel bleibt nichts
- Funktionsumfang bestimmt der Anbieter
Einmalige Umsetzung auf der eigenen Seite
- Höherer Betrag am Anfang
- Danach nur noch Betrieb und Pflege
- Unabhängig von der Zahl der Behandler
- Bleibt Ihnen
- Funktionsumfang bestimmen Sie
Welches Modell günstiger ist, entscheidet sich meist im zweiten oder dritten Jahr.
Die entscheidende Zeile ist die vierte. Bei einer Plattform bauen Sie über Jahre etwas auf, das Ihnen nicht gehört: Profil, Bewertungen, Sichtbarkeit unter der Domain des Anbieters. Wenn Sie wechseln, fangen Sie von vorn an. Bei einer Lösung auf der eigenen Seite bleibt das bei Ihnen.
Das ist kein Argument gegen Plattformen. Wenn Sie neue Patienten gewinnen wollen, ist die mitgebrachte Reichweite genau das, wofür Sie zahlen. Es ist ein Argument dafür, sich vorher klarzumachen, was man eigentlich kauft.
Die Rechnung über drei Jahre
Vergleichen Sie nie Monatspreise, sondern immer den Betrag über 36 Monate. Ein Beispiel mit gerundeten Zahlen, ohne Anspruch auf Ihre konkrete Situation:
- Kleiner Anbieter, 39 Euro im Monat: rund 1.400 Euro über drei Jahre.
- Kleiner Anbieter, 99 Euro im Monat: rund 3.600 Euro über drei Jahre.
- Große Plattform, 139 Euro je Behandler: rund 5.000 Euro über drei Jahre, bei zwei Behandlern rund 10.000 Euro.
Diese Summen sind der ehrliche Vergleichsmaßstab, wenn Sie über eine einmalige Umsetzung auf der eigenen Website nachdenken. Ob sich das rechnet, hängt davon ab, wie viele Behandler Sie haben und ob Sie die Reichweite einer Plattform brauchen.
So prüfen Sie ein Angebot
- 1Preis je was?Je Praxis oder je Behandler. Das ist der größte Hebel.
- 2LaufzeitMonatlich, quartalsweise oder zwölf Monate mit Verlängerung
- 3Was passiert beim WechselBleiben Profil, Bewertungen und Bögen bei Ihnen?
- 4DatenverarbeitungAuftragsverarbeitung, Speicherort, Löschfristen
- 5RechnenPreis mal 36 Monate, dann vergleichen
Die dritte und die fünfte Frage werden am häufigsten übersprungen.
Zur dritten Frage noch ein Hinweis, weil sie am teuersten wird, wenn man sie übergeht: Lassen Sie sich schriftlich geben, was beim Vertragsende passiert. Bekommen Sie Ihre Patientendaten in einem nutzbaren Format? Bleiben Bewertungen erreichbar? Läuft die Buchungsstrecke noch, bis Sie umgestellt haben? Wer darauf keine klare Antwort gibt, hat die Antwort schon gegeben.
Was bei Gesundheitsdaten dazukommt
Jeder Anbieter, der Termin- oder Anamnesedaten verarbeitet, verarbeitet Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Drei Punkte gehören deshalb in jedes Angebot, und zwar bevor Sie unterschreiben:
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, unterschrieben.
- Speicherort der Daten, mit Angabe, ob und wohin außerhalb der EU übermittelt wird.
- Löschfristen und Löschprozess, auch für den Fall der Vertragsbeendigung.
Das sind keine Formalien. Bei einem Datenschutzvorfall haften Sie als verantwortliche Stelle, nicht der Anbieter allein.
Was Ihre Zeit wert ist
Bei jeder dieser Rechnungen fehlt eine Größe, die niemand auf die Rechnung schreibt: die Arbeitszeit, die das Werkzeug einspart oder zusätzlich kostet.
Rechnen Sie grob mit: Wenn Ihr Team am Tag zwanzig Anrufe weniger bekommt und jeder mit Unterbrechung zwei Minuten kostet, sind das gut drei Stunden in der Woche. Über ein Jahr sind das rund 150 Stunden, also fast vier Arbeitswochen einer MFA.
Diese Rechnung ist bewusst grob und sie ersetzt keine Kalkulation. Sie zeigt aber, in welcher Größenordnung sich das bewegt: Fast jede Lösung, die tatsächlich Anrufe herausnimmt, rechnet sich über die Zeit, und die Frage ist eher, welche davon am wenigsten neue Arbeit macht.
Umgekehrt gilt dasselbe. Ein Werkzeug, das Pflege braucht und keinen alten Weg ablöst, kostet nicht nur den Monatspreis, sondern zusätzlich Zeit. Das ist der Grund, warum Praxen mit vielen Werkzeugen nicht automatisch entlasteter sind als solche mit wenigen.
Was sich wann rechnet
Einzelpraxis mit vollem Patientenstamm, Ziel Entlastung: eTerminservice prüfen, dazu ein Formular auf der eigenen Website. Das ist der günstigste Weg und deckt den größten Teil ab.
Einzelpraxis, die neue Patienten sucht: ein kleinerer Anbieter mit Homepage-Einbindung, gegebenenfalls ergänzt um eine Plattform, wenn Sichtbarkeit fehlt.
Gemeinschaftspraxis oder MVZ: Hier wird das Modell je Behandler schnell teuer. Rechnen Sie die Drei-Jahres-Summe aus, bevor Sie den Standardweg gehen.
Praxis mit hohem Privatanteil: Der eTerminservice reicht nicht, weil er sich an gesetzlich Versicherte richtet. Hier lohnt die eigene Lösung besonders.
Der Satz, mit dem Sie jedes Gespräch anfangen sollten
„Was kostet das über drei Jahre für meine Praxis mit meiner Zahl an Behandlern, alles inklusive, und was bleibt bei mir, wenn ich kündige?"
Wenn Sie darauf eine klare Antwort bekommen, haben Sie einen seriösen Anbieter vor sich. Wenn die Antwort ausweichend bleibt, wissen Sie ebenfalls genug.
Und lassen Sie sich nicht unter Zeitdruck setzen. Ein Rabatt, der nur bis Monatsende gilt, ist bei einer Entscheidung über drei Jahre kein Argument, sondern ein Hinweis darauf, wie verhandelt wird. Seriöse Anbieter halten ihr Angebot auch zwei Wochen später.
Alle Angaben nach bestem Wissen zum Stand August 2026. Preise ändern sich, und ein Teil der genannten Zahlen stammt aus Vergleichsportalen und nicht vom Anbieter selbst. Prüfen Sie Ihr konkretes Angebot.
Quellen
- Virchowbund: Arzttermine online buchen: Anbieter im Vergleich (Stand 2026)
- Doctolib: Preisseite Terminmanagement, ohne veröffentlichte Listenpreise (2026)
- Dr. Flex: Produkt- und Preisübersicht (2026)
- Kassenärztliche Bundesvereinigung: Terminservicestellen und eTerminservice (2026)
- Europäische Union: Datenschutz-Grundverordnung, Artikel 9 und Artikel 28 (2016)
Häufige Fragen
Was kostet Doctolib für eine Arztpraxis?
Doctolib veröffentlicht keine Listenpreise und verweist auf ein Beratungsgespräch. Vergleichsportale nennen für 2026 eine Spanne von etwa 139 bis knapp 500 Euro im Monat je Behandler. Diese Zahlen sind nicht vom Anbieter bestätigt. Bei mehreren Behandlern summiert sich das auf vierstellige Monatsbeträge.
Gibt es eine kostenlose Möglichkeit für Online-Termine?
Ja, den eTerminservice der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Für Praxen entstehen keine Lizenzkosten. Die Einschränkung: Er richtet sich an gesetzlich Versicherte.
Was kosten kleinere Anbieter?
Dr. Flex nennt auf der eigenen Seite ein Einstiegspaket ab 39 Euro und ein größeres ab 99 Euro im Monat, monatlich kündbar. Diese Anbieter bringen keine eigene Patientenreichweite mit, sondern binden sich in Ihre Website ein.
Welche versteckten Kosten gibt es?
Einrichtung und Schnittstelle, Zusatzmodule für Anamnese oder Erinnerungen, jeder weitere Behandler, ein zweiter Standort und bei manchen Einstiegspaketen eine Gebühr je vermitteltem Termin.
Wie vergleiche ich Angebote richtig?
Nie über den Monatspreis, sondern über 36 Monate und mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Behandlern. Dazu die Frage, was Ihnen beim Wechsel bleibt, denn Profil und Bewertungen einer Plattform gehen verloren.
