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Für ausgelastete Kanzlei- und Praxisinhaber

Ihr Betrieb läuft. Aber wie viel Arbeit müsste eigentlich gar nicht mehr gemacht werden?

Jeden Tag geht Zeit für Abläufe verloren, die längst einfacher funktionieren könnten. Wir finden diese Zeitfresser und bauen Systeme, die sie dauerhaft aus Ihrem Arbeitsalltag nehmen.

Erklärvideo · 1:34 Minuten
  • ca. 14,5 Std.Zeitersparnis pro WocheSteuerkanzlei Hebentanz
  • ca. 9,5 Std.Zeitersparnis pro WocheHausarztpraxis Hoffmann
  • Weniger manuelle ArbeitWiederkehrende Aufgaben müssen nicht jedes Mal neu erledigt werden.
  • Weniger RückfragenInformationen stehen dort bereit, wo Mitarbeiter und Kunden sie brauchen.
  • Weniger Abhängigkeit von IhnenKlare Abläufe sorgen dafür, dass Ihr Betrieb funktioniert, ohne dass Sie alles selbst wissen, prüfen oder anstoßen müssen.
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5/5 auf ProvenExpert

Die meiste Zeit geht nicht dort verloren, wo man sie vermutet.

Oscar Gawlik im Gespräch
Diesen Ablauf gemeinsam ansehenGespräch vereinbaren15 Minuten · Kostenlos und unverbindlich Kunden, die uns vertrauen5/5 auf ProvenExpert

Wenn ein einziger Vorgang jeden Tag zwei Stunden Ihrer Arbeitszeit kosten würde, hätten Sie ihn wahrscheinlich längst verändert. Die meisten Zeitfresser in einem Betrieb sind aber viel unscheinbarer.

Vielleicht kommen Informationen über E-Mail, Telefon, Formulare oder verschiedene Programme herein und jemand muss dafür sorgen, dass am Ende alles an der richtigen Stelle landet.

An anderer Stelle fehlt eine Information. Ein Mitarbeiter fragt nach dem aktuellen Stand. Ein Kunde wartet auf eine Rückmeldung. Daten werden noch schnell von einem Programm in ein anderes übertragen oder jemand prüft, ob eine Unterlage inzwischen angekommen ist.

Für sich genommen dauert nichts davon besonders lange. Vieles funktioniert sogar seit Jahren auf diese Weise. Genau deshalb fällt es kaum auf.

Das Problem sind nicht die fünf Minuten. Das Problem ist, dass sie immer wieder passieren.

Vieles davon ist über die Jahre ganz natürlich entstanden. Als das Unternehmen kleiner war, reichte eine Tabelle. In einem kleinen Team konnte man kurz nachfragen. Bei wenigen Vorgängen musste niemand dokumentieren, wie weit etwas gerade ist.

Dann wächst der Betrieb. Es kommen Kunden, Mitarbeiter, Aufträge, Informationen und Programme hinzu. Ein Ablauf, der früher fünfmal pro Woche funktioniert hat, muss plötzlich fünfzigmal funktionieren.

„Ich arbeite mit Oscar für sämtliche Marketingthemen zusammen: Webdesign, Funnel-Aufbau und Ads-Schaltung. Das Besondere an ihm ist seine Akribie, jedes Detail wird durchdacht und sauber umgesetzt. Er hilft sogar beim Filmdrehen aus, ein richtiges Allroundtalent. Am wichtigsten für mich: hier kommen wirklich Ergebnisse rein, nicht nur schöne Konzepte. Absolute Empfehlung für alle, die einen zuverlässigen Partner suchen.“

Andreas Achatz5/5 auf ProvenExpert

Wachsen, ohne dass die Arbeit mitwächst.

  • Abläufe wachsen mit

    Mehr Anfragen, Mandanten oder Patienten bedeuten nicht automatisch mehr Handarbeit. Die wiederkehrenden Schritte übernimmt das System.

  • Neue Leute schnell startklar

    Klare Abläufe zeigen, was als Nächstes zu tun ist. Wer neu dazukommt, muss nicht erst lernen, wen man wofür fragt.

  • Überblick ohne Nachfragen

    Sie sehen, wo jeder Vorgang steht und was noch offen ist, ohne sich durch E-Mails und Tabellen zu suchen.

Viel Arbeit entsteht zwischen den eigentlichen Aufgaben.

  1. Informationssuche

    offen1,2 Std. pro Woche

    Wo liegt das? Wie weit ist der Vorgang?

  2. Datenübertragung

    offen1,0 Std. pro Woche

    Aus E-Mails in Tabellen und Programme

  3. Wiederkehrende Kommunikation

    offen1,2 Std. pro Woche

    Ist die Anfrage angekommen? Was fehlt noch?

  4. Koordination

    offen0,8 Std. pro Woche

    Wer übernimmt? Was passiert als Nächstes?

  5. Nachfassen

    offen0,8 Std. pro Woche

    Unterlagen, Rückmeldungen, Freigaben

  6. Manuelle Routinearbeiten

    offen1,0 Std. pro Woche

    Listen und Tabellen, immer gleiche Schritte

Beispielrechnung pro Mitarbeiter

6,0Stunden pro Woche

Drei Viertel eines Arbeitstags. Jede Woche.

Vorsichtige Annahmen für einen Mitarbeiter. Im Jahr sind das rund 288 Stunden, gerechnet mit 20 Arbeitstagen im Monat. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen

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Keine dieser Tätigkeiten ist grundsätzlich unnötig. Die entscheidende Frage ist eine andere: Wie viel davon müsste heute noch von einem Menschen erledigt werden?

Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit bleibt.

Mit unserem Prozess Check können Sie einige dieser Abläufe mit Ihren eigenen Zahlen durchgehen. Dabei betrachten wir unter anderem Informationssuche, Datenübertragung, wiederkehrende Kommunikation, Koordination, Nachfassen und manuelle Routinearbeiten.

Am Ende sehen Sie, wie viel Arbeitszeit in diesen Bereichen gebunden ist und welcher davon bei Ihnen besonders ins Gewicht fällt. Das bedeutet nicht, dass jede gemessene Stunde eingespart werden kann. Es zeigt Ihnen aber, wo sich ein genauerer Blick auf Ihre Abläufe lohnen könnte.

Machen Sie jetzt den kostenlosen Prozess Check

Ergebnis in wenigen Minuten · Nur 10 Fragen beantworten · Keine E-Mail notwendig

Wo verliere ich Zeit?

Bewerten Sie zehn kurze Aussagen danach, wie sehr sie auf Ihren Betrieb zutreffen. Am Ende sehen Sie, wie viele Stunden im Monat dabei gebunden sind und wo sich ein genauerer Blick lohnt.

Aussage 1 von 10Bei uns wird regelmäßig nach Unterlagen oder Informationen gesucht.
Aussage 2 von 10Mitarbeiter fragen oft nach, wie weit ein Vorgang gerade ist.
Aussage 3 von 10Anfragen aus E-Mails werden von Hand in Tabellen oder Programme übertragen.
Aussage 4 von 10Dieselben Daten werden bei uns in mehr als ein Programm eingetragen.
Aussage 5 von 10Kunden fragen oft nach, ob ihre Anfrage angekommen ist oder was noch fehlt.
Aussage 6 von 10Wir beantworten jede Woche viele gleiche Fragen, per Telefon oder E-Mail.
Aussage 7 von 10Oft ist unklar, wer eine Aufgabe übernimmt oder was als Nächstes passiert.
Aussage 8 von 10Wir laufen fehlenden Unterlagen, Rückmeldungen oder Freigaben hinterher.
Aussage 9 von 10Termine, Fristen oder Wiedervorlagen werden von Hand im Blick behalten.
Aussage 10 von 10Es gibt Listen oder Tabellen, die jede Woche von Hand gepflegt werden.

Fast geschafft

Beides ist freiwillig und macht die Hochrechnung genauer.

Zwei Unternehmen. Zwei unterschiedliche Probleme.

Steuerkanzlei Hebentanz

  • ca. 14,5 Std. Zeitersparnis pro Woche
  • 85 Bewerbungen in 12 Monaten
  • Team von 3 auf 9 gewachsen

Ausgangszustand

Die Kanzlei wollte wachsen und neue Mitarbeiter gewinnen. Über die bisherigen Wege kamen jedoch nicht genügend passende Bewerbungen.

Lösung

Deshalb haben wir einen eigenen Bewerbungsprozess aufgebaut, der Interessenten gezielt abholt, Bewerbungen strukturiert erfasst und die Informationen dort bereitstellt, wo sie gebraucht werden.

Ergebnis

Nach den uns vorliegenden Projektdaten entstanden innerhalb von zwölf Monaten 85 qualifizierte Bewerbungen. Der Prozess bildete eine Grundlage für das Wachstum der Kanzlei von drei auf neun Mitarbeiter.

Bewerbermanagement

5 Schritte auf steuerkanzlei-hebentanz.de/karriere

  1. Stelle wählen
  2. Online bewerben
  3. Rückmeldung
  4. Kennenlernen
  5. Willkommen im Team

Kundenmanagement

4 Schritte auf steuerkanzlei-hebentanz.de/kontakt

  1. Anfrage starten
  2. Thema wählen
  3. Anliegen schildern
  4. Antwort in 24 Stunden

„Wir arbeiten schon lange mit Herrn Gawlik zusammen und sind sehr zufrieden. Er geht auf alle unsere Punkte ein, findet eine Lösung, die wirklich zu unserer Kanzlei passt, und setzt sie schnell um.“

Steuerkanzlei HebentanzSinngemäß aus einer E-Mail an Oscar Gawlik

Hausarztpraxis Hoffmann

  • ca. 9,5 Std. Zeitersparnis pro Woche
  • Durchschnittlich 40 Telefonate pro Tag gespart
  • Zufriedene und entlastete Mitarbeiter

Ausgangszustand

In der Praxis liefen wiederkehrende Rezeptanfragen und andere Anliegen über das Telefon. Für Patienten war das normal, für den Empfang bedeutete jede Anfrage jedoch eine weitere Unterbrechung.

Lösung

Wir haben deshalb nicht das Telefon verbessert, sondern den Ablauf verändert. Patienten können ihre Anliegen strukturiert digital übermitteln. Die Informationen erreichen die Praxis über einen klaren und geschützten Prozess und können bearbeitet werden, wenn es in den Praxisablauf passt.

Ergebnis

Das Ergebnis ist ein ruhigerer Ablauf am Empfang, weniger Telefonunterbrechungen und ein einfacher Weg für Patienten, ihre Anliegen an die Praxis zu übermitteln.

Rezeptanfrage

5 Schritte auf hausarztpraxishoffmann.de/rezept

  1. Anliegen wählen
  2. Patientendaten eingeben
  3. Medikament angeben
  4. Bezugsweg wählen
  5. Fertig in ca. 24 Stunden

Terminbuchung

3 Schritte auf hausarztpraxishoffmann.de

  1. Termin online wählen
  2. Ankommen
  3. Beraten lassen

„Herr Gawlik hat die Seite unserer Praxis-Homepage gestaltet. Er hat meine Erwartungen übertroffen. Das Design und die Usability sind hervorragend. Bezüglich der Erreichbarkeit und des Supports ist er unschlagbar. Innerhalb kürzester Zeit bekommt man ein Feedback oder eine Lösung präsentiert. Preis-Leistung mehr als korrekt.“

Hausarztpraxis Hoffmann, Burgfarrnbach5/5 auf ProvenExpert

Zwei Branchen und zwei völlig unterschiedliche Probleme. Die Frage dahinter ist dieselbe: Warum machen Menschen heute noch Arbeit, die ein guter Ablauf ihnen abnehmen könnte?

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5/5 auf ProvenExpert

Wir bauen Abläufe, die die Arbeit zwischen den Aufgaben übernehmen.

Informationen werden einmal erfasst, landen dort, wo sie gebraucht werden, und der nächste Schritt passiert, ohne dass jemand daran denken muss. Ob dafür ein besserer Ablauf reicht, vorhandene Programme verbunden werden oder ein eigenes System entsteht, entscheidet Ihr Prozess.

  • Automatisierte Anfragen

    Anfragen kommen vollständig und strukturiert herein und landen direkt als Vorgang bei der richtigen Person. Kein Abtippen aus dem Postfach.

    • Kontaktanfrage
    • Rezeptanfrage
    • Terminanfrage

  • Follow-ups und Erinnerungen

    Fehlende Unterlagen, offene Rückmeldungen und Fristen werden automatisch nachgefasst. Niemand muss daran denken, und trotzdem geht nichts verloren.

    • Unterlagen anfordern
    • Wiedervorlagen
    • Terminerinnerungen

  • Kundenonboarding

    Neue Mandanten, Patienten oder Kunden werden Schritt für Schritt aufgenommen. Daten und Dokumente kommen geordnet an, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

    • Mandantenaufnahme
    • Checklisten
    • Willkommensnachricht

  • Bewerbermanagement

    Bewerbungen werden strukturiert erfasst, Rückmeldungen gehen zeitnah raus und Sie sehen jederzeit, wo jede Bewerbung steht.

    • Karriereseite
    • Bewerberübersicht

  • Programme verbinden

    Vorhandene Programme arbeiten zusammen, statt dass Informationen von Hand übertragen werden. Daten werden einmal erfasst und stehen überall bereit.

    • Schnittstellen
    • Datenübernahme

  • Eigene Systeme und Portale

    Wo Standardsoftware nicht passt, entsteht ein eigenes System, etwa ein Kundenportal, ein CRM oder ein interner Verwaltungsbereich. So groß, wie Ihr Ablauf es braucht.

    • Kundenportal
    • CRM
    • Statusübersicht

Sie kaufen kein Tool. Sie lösen einen Prozess, der heute unnötig Arbeit verursacht.

So funktioniert die Zusammenarbeit.

Oscar Gawlik am Laptop
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  1. Phase 1: Verstehen

    • Wir sprechen 15 Minuten.

      Sie zeigen uns einen Ablauf, bei dem Sie vermuten, dass er einfacher funktionieren könnte. Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.

    • Wir prüfen das Problem.

      Bei einem überschaubaren Problem kann daraus direkt eine konkrete Lösung entstehen. Bei komplexeren Abläufen schauen wir genauer hin.

  2. Phase 2: Planen

    • Falls nötig, analysieren wir den Prozess.

      Wenn mehrere Mitarbeiter, Programme oder Prozessschritte beteiligt sind, kann eine ausführliche Prozessanalyse sinnvoll sein. Dann betrachten wir den bestehenden Ablauf, seine Zeitfresser und einen sinnvolleren Sollprozess.

    • Sie bekommen eine konkrete Lösung.

      Sie wissen, was gebaut wird, wie der neue Ablauf funktioniert und was die Umsetzung kostet, bevor die Entwicklung beginnt.

  3. Phase 3: Umsetzen

    • Wir bauen das System.

      Nicht möglichst viele Funktionen, sondern genau das, was Ihren Ablauf einfacher macht. Am Ende steht kein Konzept auf Papier, sondern ein System, das im Alltag genutzt werden kann.

    • Zufrieden Zeit einsparen.

      Der neue Ablauf läuft im Alltag, Ihr Team wird entlastet und die gewonnene Zeit bleibt für Kunden, Mitarbeiter und das eigentliche Geschäft.

„Ich kann Oscar bedingungslos empfehlen. Die Zusammenarbeit ist professionell, unaufgeregt und schnell. Oscar hat gute Ideen und setzt diese hervorragend um.“

Boris Wehmann5/5 auf ProvenExpert

Was wäre, wenn Ihr Ablauf selbst wüsste, was als Nächstes passieren muss?

Nehmen wir eine ganz normale Anfrage. Heute liest sie vielleicht jemand, überträgt die Informationen, informiert einen Kollegen, legt Dokumente ab und muss später daran denken, noch einmal nachzufassen.

  • Heute: 5 Schritte, an die jemand denken muss
  • Mit System: läuft von selbst

Menschen kümmern sich um die Arbeit, für die Menschen gebraucht werden. Das System kümmert sich um den Rest.

Neue Anfrage Beispielerledigt
  1. Neue Anfrage eingegangenAlle Angaben vollständig erfasst
  2. Vorgang angelegtAutomatisch, ohne Abtippen
  3. Zuständige Person informiertSieht sofort, was zu tun ist
  4. Unterlagen fehlenKunde automatisch um Nachreichung gebeten
  5. Rückmeldung bleibt ausErinnerung automatisch verschickt
  6. Unterlagen sind daNächster Schritt ausgelöst, Status für den Kunden sichtbar
Jeder Schritt passiert automatisch

Sie müssen nicht wissen, welches System Sie brauchen.

Das ist unsere Aufgabe. Zeigen Sie uns den Ablauf, wir stellen die Fragen.

  • Was passiert heute?

  • Wo wird gewartet?

  • Wo muss jemand nachfragen?

  • Was wird immer wieder gemacht?

  • Was funktioniert nur, weil eine bestimmte Person weiß, was als Nächstes zu tun ist?

Aus diesen Antworten entsteht die Lösung.

Oscar Gawlik
Oscar Gawlik
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Wir bauen keine Software, bevor wir das Problem verstanden haben.

Mit gawlix entwickeln wir digitale Systeme für Unternehmen, die ihren Arbeitsalltag einfacher machen wollen. Dabei interessiert uns nicht zuerst, welche Technologie eingesetzt werden kann, sondern warum ein Ablauf heute überhaupt so viel menschliche Arbeit benötigt.

Warum wird etwas doppelt gemacht? Warum muss jemand nachfragen? Warum hängt ein Vorgang an einer bestimmten Person? Warum werden Informationen von einem System ins nächste übertragen? Und warum muss jemand daran denken, dass etwas als Nächstes passieren soll?

Manchmal ist die Antwort ein kleines Formular. Manchmal ein eigenes CRM, ein internes System oder eine Verbindung zwischen vorhandenen Programmen. Die Lösung darf unterschiedlich sein.

Das Ziel bleibt dasselbe: weniger unnötige Arbeit und mehr Zeit für Kunden, Mitarbeiter, Entscheidungen und das eigentliche Geschäft.

gawlix. simple reach more

Bevor wir miteinander sprechen.

Tippen Sie auf eine Frage, die Antwort kommt direkt.

Oscar Gawlikgawlix.

Das kann gut sein. Die Frage ist nicht, ob Ihr Betrieb funktioniert, sondern wie viel menschliche Arbeit notwendig ist, damit er funktioniert. Wenn Mitarbeiter regelmäßig Informationen suchen, übertragen, nachfragen, erinnern oder kontrollieren müssen, lohnt sich zumindest ein Blick auf den Ablauf.

Das haben die meisten Unternehmen. Entscheidend ist nicht, wie viele Programme vorhanden sind, sondern was zwischen diesen Programmen noch von Menschen erledigt werden muss. Wenn eine vorhandene Lösung das Problem bereits gut löst, muss nichts Neues gebaut werden.

Genau deshalb beginnt alles mit 15 Minuten. Sie müssen kein Softwareprojekt vorbereiten. Zeigen Sie uns den Ablauf, wir stellen die Fragen.

Dann sagen wir Ihnen das. Manchmal reicht ein besserer Ablauf, manchmal kann vorhandene Software besser genutzt werden und manchmal lässt sich etwas verbinden, das bereits vorhanden ist. Ein eigenes System ist kein Selbstzweck. Es muss sich für Ihren Betrieb lohnen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns einfach.

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Oscar Gawlik

Ein guter Ausgangspunkt

Denken Sie gerade an einen bestimmten Ablauf?

Vielleicht an Anfragen, eine wichtige Excel-Tabelle, Rückfragen Ihrer Mitarbeiter, fehlende Unterlagen oder Daten, die noch von Hand übertragen werden.

Oder an diesen einen Vorgang, bei dem Sie schon länger denken: Das müsste doch einfacher gehen.

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Oscar Gawlik · gawlix.

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Wählen Sie aus, was Ihnen noch unklar ist. Wir rufen Sie zurück und klären es persönlich.

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