Zettelwirtschaft im Wartezimmer? So läuft der Anamnesebogen digital

Der Anamnesebogen auf Papier ist einer der wenigen Vorgänge, bei dem sich wirklich alle einig sind, dass er nervt. Der Patient füllt ihn im Wartezimmer unter Zeitdruck aus, oft ohne die Medikamentenliste dabeizuhaben. Das Team entziffert die Handschrift und fragt nach. Und die Ärztin liest ihn im schlechtesten Fall zum ersten Mal, während der Patient schon sitzt.

Digital gelöst kehrt sich die Reihenfolge um: Die Angaben sind vollständig da, bevor der Termin beginnt.

Was an der Papierversion konkret schiefgeht

• Unvollständigkeit. Im Wartezimmer fehlen Medikamentennamen, Dosierungen und Vorbefunde, weil sie zu Hause liegen.
• Lesbarkeit. Handschrift bei medizinischen Angaben ist eine Fehlerquelle, nicht nur ein Ärgernis.
• Doppelarbeit. Was auf Papier steht, muss abgetippt oder gescannt werden, damit es in der Akte auffindbar ist.
• Zeitpunkt. Der Bogen kommt in dem Moment an, in dem er schon gebraucht wird.
• Wartezimmer als Arbeitsplatz. Sensible Angaben werden neben fremden Menschen ausgefüllt, teils mit Rückfragen über den Tresen hinweg.

Der letzte Punkt ist auch datenschutzrechtlich relevant. Ein Gespräch über Vorerkrankungen, das im Wartezimmer mitgehört werden kann, ist kein Kavaliersdelikt.

Papier und digital im Vergleich

Der entscheidende Unterschied ist nicht die Technik, sondern der Zeitpunkt. Zu Hause liegt der Medikamentenplan im Regal, es steht niemand daneben, und man kann in Ruhe nachdenken. Genau daraus entsteht die höhere Vollständigkeit, nicht aus dem Gerät.

Wie verbreitet das heute ist

In einer Bitkom-Befragung von 616 Ärztinnen und Ärzten gaben 17 Prozent an, digitale Aufklärungsbögen einzusetzen, 13 Prozent eine tabletgestützte Patientenaufnahme. Die Erhebung ist nicht repräsentativ, zeigt aber: Es ist weder üblich noch exotisch. Wer es macht, unterscheidet sich spürbar, und zwar an einer Stelle, die jeder neue Patient beim ersten Kontakt erlebt.

Der Weg im Einzelnen

Wichtig ist der letzte Schritt. Wenn der Bogen zwar digital ankommt, aber danach von Hand abgetippt wird, haben Sie nichts gewonnen, sondern nur die Arbeit verschoben. Klären Sie vorher, ob eine Zuordnung zur Akte möglich ist oder ob ein sauberer Ausdruck reicht. Beides ist besser als Papier, aber Sie sollten wissen, welches von beidem Sie bekommen.

Was rechtlich gilt

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung. Daraus folgen sehr konkrete Anforderungen, an denen kein Weg vorbeiführt:

Wenn der Bogen über Ihre eigene Website läuft und die Daten bei Ihnen bleiben, ist das deutlich leichter sauber zu halten als über ein fremdes Portal, bei dem Sie die Verarbeitung nicht in der Hand haben.

Welche Anbieter es gibt

Der Markt für digitale Anamnese und Patientenaufnahme ist überschaubar, und die Anbieter kommen aus drei verschiedenen Richtungen. Das ist wichtig zu wissen, weil es erklärt, warum die Angebote so unterschiedlich zugeschnitten sind.

Dazu kommt der Weg über die eigene Praxis-Website. Der ist unabhängig von Terminplattform und Praxissoftware, die Daten bleiben in Ihrer Umgebung, und der Bogen lässt sich exakt auf Ihre Fachrichtung zuschneiden. Der Preis dafür ist, dass eine automatische Übernahme in die Akte je nach Software nicht möglich ist.

Welcher Weg der richtige ist, hängt an einer einzigen Frage: Wollen Sie den Bogen nur einmal digital haben, oder soll er ohne Abtippen in der Akte landen? Für den zweiten Fall brauchen Sie eine Schnittstelle, und danach richtet sich alles Weitere. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Praxissoftware in welcher Version unterstützt wird, und lassen Sie sich das schriftlich geben.

Damit es angenommen wird

Drei Dinge entscheiden über die Nutzungsquote:

1. Kein Konto. Wer sich erst registrieren muss, bricht ab. Ein Link genügt, idealerweise personalisiert und zeitlich begrenzt.
2. Auf dem Handy bedienbar. Die meisten füllen das abends auf dem Sofa aus, nicht am Schreibtisch. Große Felder, große Schaltflächen, keine breiten Tabellen.
3. Kurz. Fragen Sie nur, was Sie wirklich brauchen. Jedes zusätzliche Feld senkt die Quote, und ein Bogen mit sechzig Feldern wird abgebrochen.

Und sagen Sie es aktiv: bei der Terminvergabe, in der Bestätigung, auf der Website. Ein Angebot, von dem niemand weiß, wird nicht genutzt.

Was das kostet

Verlässliche Listenpreise sind in diesem Markt selten, weil die meisten Anbieter nach Beratungsgespräch abrechnen. Was sich sagen lässt: Die Anamnese ist fast nie ein eigenständiges Produkt, sondern ein Zusatzmodul. Sie zahlen also in der Regel für ein Paket, in dem die Terminbuchung den größeren Teil ausmacht.

Daraus ergibt sich eine Rechnung, die viele Praxen zu spät aufmachen: Wenn Sie die Anamnese über eine Terminplattform lösen, hängt sie am Plattformvertrag. Wechseln Sie die Plattform, verlieren Sie auch den Bogen samt Vorlagen. Bei einer Lösung über die eigene Website ist das entkoppelt.

Eine ausführliche Aufstellung dazu, was die gängigen Anbieter für Terminbuchung, Anamnese und Telefonassistenz verlangen und wo die versteckten Kosten liegen, finden Sie im Beitrag Was digitale Praxis-Tools wirklich kosten.

Was Sie streichen können

Die Umstellung ist ein guter Anlass, den Bogen selbst zu überprüfen. In vielen Praxen ist er über Jahre gewachsen, und ein Teil der Fragen wird nie ausgewertet.

Gehen Sie ihn einmal Zeile für Zeile mit der Frage durch: Was tun wir konkret anders, je nachdem wie diese Frage beantwortet wird? Wenn die Antwort „nichts" lautet, kann die Frage weg. Ein kürzerer Bogen wird häufiger und vollständiger ausgefüllt, und das gilt für Papier genauso wie für die digitale Fassung.

Der Aufklärungsbogen ist etwas anderes

Ein Punkt, der regelmäßig durcheinandergeht: Anamnesebogen und Aufklärungsbogen sind zwei verschiedene Dinge mit verschiedenen rechtlichen Anforderungen.

Der Anamnesebogen erhebt Angaben. Er kann vollständig digital laufen, weil es um Datenerfassung geht.

Die Aufklärung vor einem Eingriff ist nach § 630e BGB grundsätzlich ein mündliches Gespräch. Unterlagen dürfen es vorbereiten und ergänzen, sie ersetzen es aber nicht. Ein digitaler Aufklärungsbogen kann also die Vorbereitung übernehmen, den Patienten informieren und Zeit im Gespräch sparen. Das Gespräch selbst und die Dokumentation der Einwilligung bleiben.

Praktisch heißt das: Digitale Aufklärung ist erlaubt und sinnvoll, aber sie verkürzt das Gespräch, statt es abzuschaffen. Wer das anders verkauft, verkauft ein Risiko.

Die Sonderfälle mitdenken

• Kinder und Betreute. Wer füllt aus, wer unterschreibt, wie wird das dokumentiert.
• Sprachbarrieren. Ein digitaler Bogen lässt sich leichter in einer zweiten Sprache anbieten als ein gedruckter Stapel.
• Menschen ohne Smartphone. Für die bleibt Papier, und zwar ohne dass sie das erklären müssen.
• Kurzfristige Termine. Wenn zwischen Vergabe und Termin nur Stunden liegen, wird der Bogen ohnehin vor Ort ausgefüllt. Planen Sie das ein, statt es als Ausfall zu werten.

Was bleibt

Papier verschwindet nicht vollständig, und das muss es auch nicht. Ziel ist, dass der größere Teil der Bögen vorab und vollständig da ist. Schon das nimmt der Anmeldung eine tägliche Aufgabe ab und verkürzt das Gespräch im Sprechzimmer um den Teil, der reine Datenerfassung ist.

Woran Sie den Erfolg messen

Zwei Zahlen genügen, und beide sind ohne Aufwand erhebbar. Erstens: Wie viele der Bögen kommen vorab, gemessen an allen Neuaufnahmen der Woche? Zweitens: Wie oft muss noch nachgefragt werden, weil eine Angabe fehlt?

Die zweite Zahl ist die interessantere. Sie sagt Ihnen, ob der Bogen gut gebaut ist. Wenn bei jedem dritten digital eingegangenen Bogen nachgefragt werden muss, liegt es fast immer an einer unklar formulierten Frage und nicht an den Patienten.

Und ein dritter Punkt, den man leicht übersieht: Fragen Sie nach vier Wochen im Team, ob es sich leichter anfühlt. Wenn die Antwort „ist halt jetzt anders" lautet, haben Sie einen Kanal hinzugefügt statt einen abgelöst. Dann fehlt meist die Konsequenz, dass der Papierbogen wirklich nur noch die Ausnahme ist.

Rechnen Sie mit einer Eingewöhnung von zwei bis drei Monaten und mit einer Quote, die je nach Patientenstamm sehr unterschiedlich ausfällt. Bei jungen Familien liegt sie hoch, in einer Praxis mit überwiegend älteren Patienten deutlich niedriger. Beides ist in Ordnung. Jeder Bogen, der vorab kommt, ist einer weniger, der im Wartezimmer entsteht.