Digitalisierung in der Arztpraxis: Womit Sie anfangen, wenn keine Zeit bleibt

Digitalisierung ist in vielen Praxen ein schlechtes Wort geworden, und das aus nachvollziehbaren Gründen. Was in den letzten Jahren unter diesem Namen kam, hat oft zuerst Arbeit gemacht und erst viel später etwas gebracht, wenn überhaupt. Kein Wunder, dass die Bereitschaft überschaubar ist, das nächste Projekt zu starten.

Deshalb ist die richtige Frage nicht, was technisch möglich ist, sondern welcher einzelne Schritt Ihnen im Alltag am schnellsten Zeit zurückgibt. Das sind meist nicht die großen Systeme, sondern die kleinen Wege, die Patienten gehen.

Wo die Praxen tatsächlich stehen

Bitkom hat 2025 insgesamt 616 Ärztinnen und Ärzte aller Fachrichtungen befragt. Die Erhebung ist nicht repräsentativ, gibt aber ein brauchbares Bild davon, was verbreitet ist und was nicht.

Auffällig ist der Abstand zwischen dem, was Patienten erwarten, und dem, was angeboten wird. In einer repräsentativen Bitkom-Befragung von 1.145 Menschen ab 16 Jahren gaben 64 Prozent an, schon online einen Arzttermin gebucht zu haben. Praxisseitig bieten das etwa 37 Prozent an.

Diese Zahlen sind aus verschiedenen Erhebungen und deshalb nicht exakt vergleichbar. Die Richtung ist trotzdem eindeutig, und sie sagt Ihnen, wo der einfachste Anfang liegt.

Die Reihenfolge entscheidet

Wenn die Zeit knapp ist, sortieren Sie jedes mögliche Vorhaben nach zwei Fragen: Wie oft kommt der Vorgang am Tag vor, und wie viel Arbeit macht die Umstellung? Alles, was oft vorkommt und wenig Umstellung braucht, kommt zuerst. Alles, was selten vorkommt und viel Umstellung braucht, kommt zuletzt oder nie.

Nach diesem Raster bleibt fast immer dieselbe Reihenfolge übrig, unabhängig von Fachrichtung und Praxisgröße.

Schritt eins: die Wege, die Patienten täglich gehen

Termin, Rezept, Standardfrage. Diese drei Vorgänge machen den Löwenanteil der täglichen Kontakte aus, und alle drei laufen bisher über die teuerste Leitung, die Sie haben: Ihr Personal am Telefon.

Der Umbau ist klein. Eine sichtbare Terminanfrage, ein Formular für Folgerezepte, ein ehrlicher Fragenbereich mit den zwanzig Fragen, die wirklich gestellt werden. Nichts davon greift in Ihre Dokumentation ein, nichts davon erfordert eine Schulung, und der Effekt ist ab dem ersten Tag messbar, weil das Telefon leiser wird.

Das ist außerdem der einzige Schritt, bei dem der Nutzen sofort beim Team ankommt. Das ist wichtiger, als es klingt: Wer einmal erlebt hat, dass eine Umstellung tatsächlich entlastet, macht beim nächsten Schritt mit.

Schritt zwei: das Papier vor der Behandlung

Anamnesebogen, Datenschutzhinweis, Einwilligungen. Diese Zettel werden im Wartezimmer ausgefüllt, oft unvollständig, danach abgetippt oder eingescannt, und im Zweifel liegen sie zum falschen Zeitpunkt am falschen Ort.

Wenn Patienten diese Angaben vorab von zu Hause ausfüllen, ändert sich die Reihenfolge des Tages: Die Daten sind da, bevor der Mensch da ist. Das spart Wartezeit im Sprechzimmer und Nacharbeit an der Anmeldung.

Laut Bitkom nutzen bisher 17 Prozent der Praxen digitale Aufklärungsbögen und 13 Prozent eine tabletgestützte Aufnahme. Es ist also weder üblich noch exotisch, und genau deshalb ist es ein Punkt, an dem man sich unterscheiden kann.

Schritt drei: die interne Ablage

Erst danach lohnt der Blick nach innen: Wo liegen Dokumente, wer findet sie, wie werden sie weitergegeben. Das ist weniger sichtbar, aber es ist der Punkt, an dem später jede weitere Digitalisierung hängt.

Konkret heißt das: eine einheitliche Benennung, ein festgelegter Ort je Dokumentart und eine Regel, wie übergeben wird. Das ist unspektakulär und spart jede Woche Suchzeit, die niemand misst, weil sie in Zwei-Minuten-Stücken anfällt.

Was warten darf

Alles, was ein neues System, eine Schulung aller Mitarbeiter und eine Umstellung eingespielter Abläufe gleichzeitig verlangt, gehört ans Ende der Liste, egal wie gut es aussieht. Große Umstellungen brauchen ruhige Zeiten, und die Praxis muss vorher entlastet sein, nicht hinterher.

Ebenfalls warten darf alles, was nur deshalb angeschafft wird, weil es andere haben. Ein Tablet im Wartezimmer, das niemand pflegt, ist kein Fortschritt, sondern ein weiterer Gegenstand, der Aufmerksamkeit braucht.

Der Unterschied zwischen zwei Arten von Digitalisierung

Vor jeder Anschaffung eine Frage: Welche Aufgabe fällt dadurch konkret weg, und bei wem? Wenn Sie darauf keine klare Antwort haben, ist es keine Entlastung, sondern eine Zusatzaufgabe mit modernem Namen.

Was die Umstellung kostet, außer Geld

Jede Umstellung hat drei Kostenarten, und nur eine davon steht auf der Rechnung.

Die dritte Zeile ist die teuerste und wird am häufigsten unterschätzt. Wenn Termine online und am Telefon und per Fax angenommen werden, haben Sie nicht digitalisiert, sondern einen Kanal hinzugefügt. Erst wenn ein alter Weg wirklich wegfällt oder deutlich unbequemer wird, entsteht die Entlastung.

Die Telematikinfrastruktur ist etwas anderes

Ein Missverständnis, das viele Gespräche belastet: Was über die Telematikinfrastruktur kommt, also elektronische Patientenakte, E-Rezept, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ist keine Digitalisierung, die Sie steuern. Es ist eine Anforderung, die Sie erfüllen müssen.

Diese beiden Dinge werden regelmäßig in einen Topf geworfen, und daraus entsteht der Eindruck, Digitalisierung bringe grundsätzlich nur Ärger. Tatsächlich sind es zwei völlig verschiedene Vorgänge:

• Pflichtdigitalisierung. Zeitpunkt und Umfang gibt der Gesetzgeber vor. Ihr Spielraum liegt nur darin, wie gut Sie sich vorbereiten.
• Eigene Digitalisierung. Sie entscheiden, was, wann und ob überhaupt. Der einzige Maßstab ist, ob es Ihnen Arbeit abnimmt.

Wenn Sie beides trennen, wird die Sache einfacher. Die Pflichtseite arbeiten Sie ab. Die eigene Seite gehen Sie an, wenn Sie einen konkreten Engpass haben, und dann gezielt.

Was das mit Ihrem Personal zu tun hat

Der wichtigste Grund, überhaupt anzufangen, ist nicht Modernität. In der Befragung der Hochschule Fresenius München für die Felix Burda Stiftung gaben 68 Prozent der Medizinischen Fachangestellten an, über 40 Prozent ihrer Arbeitszeit für organisatorische Tätigkeiten aufzuwenden. Über 45 Prozent denken über den Ausstieg aus dem Beruf nach.

Jede Aufgabe, die Sie aus dem Tag Ihres Teams nehmen, wirkt deshalb doppelt: Sie schafft Kapazität und sie verändert den Inhalt der Arbeit. Das ist im aktuellen Arbeitsmarkt der stärkste Grund, den es gibt, und er hat mit Technik nur mittelbar zu tun.

Der Datenschutz gehört von Anfang an dazu

Sobald Patientendaten im Spiel sind, gelten die erhöhten Anforderungen aus Artikel 9 DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten. Vier Punkte sollten Sie vor jeder Einführung klären, nicht danach:

• Läuft die Übertragung verschlüsselt, und geht nichts als ungeschützte E-Mail weiter?
• Wo werden die Daten gespeichert, und wer hat Zugriff?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO?
• Wie lange bleiben die Daten liegen, und wer löscht sie?

Diese vier Fragen kosten vor der Einführung eine halbe Stunde und danach unter Umständen sehr viel mehr.

Ein Jahresplan, der realistisch ist

Wenn Sie es strukturiert angehen wollen, ohne dass es den Betrieb belastet, funktioniert diese Aufteilung über zwölf Monate erfahrungsgemäß gut:

• Quartal 1: messen und den größten Anrufblock herausnehmen. Meist Termine.
• Quartal 2: zweiten Block herausnehmen, meist Rezepte, und den Fragenbereich aufbauen.
• Quartal 3: Papier vor der Behandlung angehen, also Anamnese und Einwilligungen.
• Quartal 4: interne Ablage aufräumen und das Jahr auswerten.

Vier Vorhaben im Jahr klingt wenig. Es ist aber deutlich mehr, als die meisten Praxen tatsächlich schaffen, und es ist genug, um nach zwölf Monaten einen spürbaren Unterschied zu haben.

Legen Sie die ruhigen Wochen bewusst ein. Eine Umstellung in der Grippewelle oder direkt vor dem Sommerurlaub scheitert nicht am Konzept, sondern am Zeitpunkt.

Wie Sie das Team mitnehmen

Der häufigste Grund, warum eine Umstellung scheitert, ist nicht die Technik, sondern dass niemand im Team sie wollte. Drei Dinge helfen zuverlässig:

1. Die Auswahl beim Team lassen. Nicht ob, aber was zuerst und wie.
2. Eine Person benennen, die zuständig ist. Ohne Zuständigkeit macht es niemand, und das liegt nicht am Willen.
3. Nach vier Wochen fragen und tatsächlich nachbessern. Was im ersten Anlauf nicht passt, passt selten von allein.

Der ehrliche Prüfstein

Digitalisierung, die funktioniert, erkennt man daran, dass hinterher weniger zu tun ist als vorher. Nicht anderes, sondern weniger. Sonst war es nur Technik.

Ein zweiter Prüfstein für alles, was Ihnen angeboten wird: Fragen Sie, wie der Vorgang aussieht, wenn die Technik ausfällt. Jede Lösung im Praxisbetrieb braucht einen Weg für den Tag, an dem das Internet weg ist oder der Anbieter eine Störung hat. Wer darauf keine Antwort hat, hat kein Produkt für eine Praxis, sondern eine Demo.

Messen Sie das ruhig. Eine Woche Strichliste vor der Umstellung, eine Woche drei Monate danach. Wenn die Zahl der Unterbrechungen gesunken ist, hat es funktioniert. Wenn nicht, haben Sie einen Kanal hinzugefügt statt einen abgelöst, und das lässt sich korrigieren.