E-Mail ist der bequemste Weg, etwas zu verschicken, und deshalb landet in vielen Praxen mehr darin, als hineingehört: Befunde, Anamnesebögen, Rezeptwünsche, Fotos, Arztbriefe. Der Vorgang fühlt sich sicher an, weil das Postfach mit einem Passwort geschützt ist. Der Transportweg dazwischen ist es aber in aller Regel nicht.
Was technisch wirklich passiert
Eine E-Mail läuft über mehrere Zwischenstationen. Zwischen den Servern ist die Verbindung heute meist verschlüsselt, das ist die Transportverschlüsselung. Auf den Servern selbst liegt die Nachricht jedoch im Klartext und ist für die Betreiber lesbar. Eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der nur Absender und Empfänger den Inhalt sehen, gibt es nur, wenn beide Seiten das ausdrücklich eingerichtet haben. Das ist bei Patienten praktisch nie der Fall.
Dazu kommen die Alltagsrisiken, die häufiger zuschlagen als jeder Angriff: die falsche Adresse aus der Autovervollständigung, der Sammelverteiler mit sichtbaren Adressen, das private Postfach eines Angehörigen, in dem der Befund plötzlich liegt.
Warum das bei Gesundheitsdaten schwerer wiegt
Gesundheitsdaten fallen unter Artikel 9 DSGVO und genießen besonderen Schutz. Artikel 32 verlangt Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Bei besonders schützenswerten Daten heißt das: einfache Transportverschlüsselung allein gilt als nicht ausreichend. Und in Heilberufen kommt die Schweigepflicht nach § 203 StGB hinzu, die unabhängig vom Datenschutzrecht gilt.
Was in der Praxis funktioniert
Für eingehende Anfragen: ein Formular auf Ihrer eigenen Website statt einer E-Mail-Adresse. Die Übertragung ist verschlüsselt, die Anfrage landet an einem Ort, den Sie kontrollieren, und Sie bekommen vollständige Angaben statt einer freien E-Mail.
Für ausgehende Dokumente: Abholung in der Praxis, Post, oder ein geschützter Abrufweg mit persönlichem Zugang. Wenn ein Dokument doch elektronisch raus soll, dann als verschlüsselte Datei, deren Passwort auf einem anderen Weg mitgeteilt wird, also telefonisch, nicht in derselben Mail.
Für den Austausch mit Kollegen: die vorgesehenen Fachdienste. Wo sie verfügbar sind, sind sie der sichere und dokumentierte Weg.
Wenn der Patient selbst darauf besteht
Das kommt vor: Der Patient will seinen Befund unbedingt per E-Mail. Eine Einwilligung ist hier grundsätzlich möglich, aber sie muss echt sein. Der Patient muss verstanden haben, welches Risiko er eingeht, die Einwilligung muss dokumentiert sein und sie muss freiwillig erfolgen. Ein pauschaler Haken im Anmeldebogen genügt dafür nicht.
Wichtig: Ihre eigene Pflicht, angemessene Maßnahmen zu treffen, verschwindet dadurch nicht vollständig. Die Einwilligung ist eine Ausnahme für den Einzelfall, kein Freibrief für den Regelbetrieb.
Drei Dinge für nächste Woche
- Schauen Sie nach, was in den letzten vier Wochen tatsächlich per E-Mail verschickt wurde. Meist ist es mehr als gedacht.
- Legen Sie für die zwei häufigsten Fälle einen anderen Weg fest und schreiben Sie ihn auf.
- Sagen Sie es nach außen. Ein Satz auf der Website, dass Anliegen mit Gesundheitsbezug über das geschützte Formular und nicht per E-Mail kommen sollen, verhindert die Hälfte der Fälle.
Dieser Beitrag ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall bleiben Ihr Datenschutzbeauftragter oder ein Fachanwalt zuständig.
Häufige Fragen
Darf ich einem Patienten den Befund per E-Mail schicken?
Nur mit einer informierten, dokumentierten Einwilligung des Patienten und im Bewusstsein des Risikos. Als Regelweg ist E-Mail für Gesundheitsdaten nicht geeignet.
Reicht es, wenn mein Postfach verschlüsselt ist?
Nein. Geschützt ist damit die Verbindung zu Ihrem Postfach. Auf dem Weg dorthin liegt die Nachricht auf fremden Servern im Klartext.
Ist ein Kontaktformular sicherer als eine E-Mail?
Ja, wenn es über eine verschlüsselte Verbindung läuft und die Anfrage nicht anschließend ungeschützt per E-Mail weitergeleitet wird. Genau dieser zweite Schritt wird oft übersehen.
