Kaum ein Thema erzeugt in Praxen so viel Frust wie Verwaltung. Der Grund ist nicht nur die Menge, sondern dass sie sich anfühlt wie Arbeit, die niemandem hilft. Sie nimmt Zeit von der Sprechstunde und gibt dafür nichts zurück, was man sehen könnte.
Abschaffen können Sie den größten Teil davon nicht. Aber Sie können ihn sortieren, und dabei zeigt sich fast immer, dass ein erheblicher Teil weder gesetzlich gefordert ist noch von Ihnen persönlich erledigt werden muss.
Sortieren statt stöhnen
Nehmen Sie eine Woche und notieren Sie jede Verwaltungsaufgabe in eine von vier Spalten:
- Pflicht und nur durch mich. Alles, was ärztliche Entscheidung oder Unterschrift verlangt.
- Pflicht, aber delegierbar. Vorbereitung, Formularausfüllung, Zusammenstellung von Unterlagen.
- Kein Muss, aber sinnvoll. Eigene Listen, Auswertungen, Zusatzdokumentation.
- Gewohnheit. Alles, was gemacht wird, weil es immer so gemacht wurde.
Die vierte Spalte ist erfahrungsgemäß voller als erwartet. Dort liegt der schnellste Gewinn, weil das Streichen nichts kostet.
Der größte Block: Anfragen von außen
Ein wesentlicher Teil des Verwaltungsaufwands entsteht nicht in der Praxis, sondern kommt herein: Terminwünsche, Rezeptanfragen, Bescheinigungen, Rückfragen zu Befunden. Jede dieser Anfragen kommt unstrukturiert an, meist telefonisch, und muss erst in eine bearbeitbare Form gebracht werden.
Genau hier lohnt der Aufwand am meisten. Wenn eine Anfrage strukturiert hereinkommt, also mit allen nötigen Angaben in einem Formular, entfällt der gesamte Zwischenschritt. Aus zwanzig Unterbrechungen wird ein Arbeitsblock, der abgearbeitet wird.
Für Bescheinigungen gilt dasselbe. Ein Formular, das Anlass, Zeitraum und Empfänger abfragt, ersetzt drei Rückrufe.
Was sich delegieren lässt
Vieles, was am Schreibtisch der Ärztin landet, gehört dort nicht hin. Vorbereitung von Formularen, Zusammenstellung von Unterlagen für Anträge, Nachhalten von fehlenden Befunden, Materialbestellung, Terminkoordination mit anderen Praxen. Der Schlüssel ist, den Vorgang einmal sauber zu beschreiben und dann wirklich abzugeben, auch wenn es beim ersten Mal langsamer ist.
Ein einfacher Test: Wenn Sie eine Aufgabe erledigen und dabei kein einziges Mal ärztlich entscheiden, ist sie delegierbar.
Die Dinge, die bleiben müssen
Die Behandlungsdokumentation ist Pflicht, sie schützt Sie im Streitfall und sie muss zeitnah erfolgen. Hier zu kürzen ist die falsche Stelle. Was hier hilft, sind Textbausteine für wiederkehrende Formulierungen und die Angewohnheit, direkt nach dem Patientenkontakt zu dokumentieren statt abends gesammelt.
Realistisch bleiben
Kein einzelner Schritt macht die Verwaltung um die Hälfte kleiner. Was funktioniert, ist die Summe: eine Spalte gestrichen, ein Block delegiert, zwei Anfragearten strukturiert. Zusammen ergibt das in vielen Praxen mehrere Stunden pro Woche, und zwar dauerhaft.
Fangen Sie mit dem an, was am häufigsten vorkommt, nicht mit dem, was am meisten nervt. Das ist selten dasselbe.
Häufige Fragen
Wo fange ich beim Bürokratieabbau an?
Bei dem, was am häufigsten vorkommt. Termin- und Rezeptanfragen strukturiert hereinzuholen bringt in der Regel mehr als jede einzelne Prozessänderung.
Wie erkenne ich, ob eine Aufgabe delegierbar ist?
Wenn Sie sie erledigen, ohne dabei ärztlich zu entscheiden, kann sie jemand anderes vorbereiten. Ihre Unterschrift bleibt davon unberührt.
Kann ich die Behandlungsdokumentation kürzen?
Nein, sie ist Pflicht und schützt Sie. Zeit sparen Sie dort nur über Textbausteine und über Dokumentation direkt nach dem Kontakt statt abends.
